Kilometrówka 2026 – ile wynosi? Aktualne stawki i zasady

Poznaj szczegóły rozliczeń, sprawdź limity i zobacz, jak poprawnie przygotować dokumentację, aby zyskać sprawiedliwy zwrot kosztów za jazdy służbowe.

Co to jest kilometrówka i kiedy się ją stosuje?

Kilometrówka to ustawowy sposób rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, oparty na faktycznie przejechanym dystansie.

Ten model wymaga rzetelności – podstawą jest tu skrupulatnie prowadzona ewidencja pojazdu (tzw. ewidencja przebiegu).

Z tego mechanizmu korzystają przede wszystkim pracownicy, którzy wsiadają we własne auto, aby załatwiać interesy firmy. Przepisy obejmują także przedsiębiorców wykorzystujących prywatne pojazdy w działalności. Główny cel jest prosty: sprawiedliwe rozliczenie kosztów paliwa i eksploatacji, które ponosi właściciel pojazdu.

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?

Wysokość zwrotu zależy bezpośrednio od typu pojazdu oraz pojemności skokowej jego silnika.

Tabela: aktualne stawki kilometrówki 2026

Rodzaj pojazdu (pojemność silnika)	Stawka za 1 km
Samochód do 900 cm³	0,89 zł
Samochód powyżej 900 cm³	1,15 zł
Motocykl	0,69 zł
Motorower	0,42 zł

Warto podkreślić: w 2026 roku rząd nie wprowadził żadnych zmian w cenniku. Wymienione wyżej kwoty wynikają bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Infrastruktury i obowiązują nieprzerwanie od stycznia 2023 roku.

Jak obliczyć kilometrówkę?

Matematyka stojąca za rozliczeniem przejazdów służbowych jest bardzo przystępna. Wystarczy jeden prosty wzór.

Wzór na kilometrówkę

liczba przejechanych kilometrów × ustawowa stawka = kwota zwrotu

Przykład obliczenia

Pracownik pokonuje w miesiącu 600 km prywatnym autem o pojemności silnika 2.0 (powyżej 900 cm³).

600 km × 1,15 zł = 690 zł

Firma wypłaca pracownikowi 690 zł tytułem zwrotu poniesionych kosztów.

Kilometrówka a ryczałt – co się bardziej opłaca?

Wybór formy rozliczenia budzi wiele pytań. Przedsiębiorstwa mogą wybrać zwrot za faktycznie przejechane kilometry lub stałą stawkę miesięczną.

Kryterium	Kilometrówka	Ryczałt
Rozliczenie	za faktyczne km	stała kwota
Dokumentacja	ewidencja przebiegu	brak ewidencji
Opłacalność	przy dużych przebiegach	przy stałych trasach

Jeśli pracownik dużo podróżuje w różne miejsca, kilometrówka chroni jego finanse. Ryczałt sprawdza się z kolei tam, gdzie trasy są powtarzalne, a obie strony chcą uniknąć „papierologii”.

Czy kilometrówka się zmieni w 2026 lub 2027?

Obecne stawki trzymają się mocno od ponad trzech lat. Branża motoryzacyjna przechodzi jednak potężne transformacje, za którymi prawo musi w końcu nadążyć.

Planowane w przyszłości nowelizacje mają uwzględnić podział uzależniony od rodzaju napędu i mocy. Taka zmiana ureguluje wreszcie status samochodów elektrycznych oraz hybryd typu plug-in, które obecnie rozlicza się według ogólnych, nieco przestarzałych dla tej technologii kategorii.

Od czego zależy wysokość kilometrówki?

Wielkość przelewu na konto pracownika determinuje kilka konkretnych czynników:

• rodzaj pojazdu (auto, motocykl, motorower),
• pojemność silnika (podział na auta mniejsze i większe),
• ustawowy limit kilometrów zależny od wielkości miasta,
• indywidualna umowa zawarta z pracodawcą.

Czy pracodawca może płacić więcej niż kilometrówka?

Tak, pracodawca ma pełne prawo wypłacać kwoty wyższe niż stawka ustawowa, ale nadwyżka ponad tę stawkę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i pełnemu oskładkowaniu ZUS. Ustawowe grosze wyznaczają jedynie bezpieczny próg zwolniony z danin na rzecz państwa.

Limity kilometrówki – ile można rozliczyć miesięcznie?

Państwo wyznacza górną granicę kilometrów, które można rozliczyć w ramach jazd lokalnych. Progi te zależą ściśle od liczby mieszkańców danej miejscowości:

• do 300 km – miasta i gminy do 100 tys. mieszkańców,
• do 500 km – miasta od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• do 700 km – metropolie powyżej 500 tys. mieszkańców.

Świadomość tych barier ułatwia poprawne planowanie budżetu w firmie i chroni przed błędami księgowymi.

Co to znaczy „jazdy lokalne” i co z dłuższymi trasami?

Pojęcie „jazdy lokalne” oznacza po prostu przemieszczanie się w celach służbowych wyłącznie w granicach miejscowości, w której pracujesz, lub w której firma ma swoją siedzibę.

Chodzi tu o codzienne, krótkie trasy, na przykład:

• dojazd do klienta na drugim końcu miasta,
• podrzucenie dokumentów do biura rachunkowego,
• załatwienie spraw w lokalnym urzędzie skarbowym lub na poczcie.

Dlaczego limity zależą od wielkości miasta?

Prawo opiera się tu na bardzo logicznym założeniu. Jeśli prowadzisz interesy w wielkiej metropolii, przejechanie z jednej dzielnicy do drugiej często oznacza pokonanie kilkudziesięciu kilometrów jednego dnia. W małym miasteczku odległości między urzędem a siedzibą klienta to zazwyczaj zaledwie kilka kilometrów.

Dlatego państwo uznało, że pracownik w dużym mieście potrzebuje wyższego miesięcznego limitu (do 700 km), aby swobodnie załatwiać sprawy lokalne, niż pracownik w małej gminie (do 300 km).

Bardzo ważne rozróżnienie: Limity te (300, 500, 700 km) dotyczą wyłącznie jazd po Twojej najbliższej okolicy. Jeśli jednak pracodawca wysyła Cię do innego miasta, jest to już podróż służbowa (delegacja). Wyjazdy zamiejscowe nie wliczają się do wspomnianych limitów – rozlicza się je oddzielnie, zliczając dokładną liczbę kilometrów pokonanych na danej trasie.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji spoczywa bezpośrednio na osobie kierującej pojazdem. Aby dokument był ważny w świetle prawa, musi zawierać:

• dokładną datę wyjazdu,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• cel wyjazdu (np. spotkanie negocjacyjne z dostawcą),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• czytelny podpis pracodawcy.

Najczęstsze błędy przy kilometrówce

Błędy w rozliczeniach generują niepotrzebny stres i problemy podczas ewentualnych kontroli. Do największych grzechów należą:

• brak rzetelnie prowadzonej ewidencji (wpisywanie tras „z pamięci” na koniec miesiąca),
• zawyżanie przejechanych dystansów,
• stosowanie złej stawki przeliczeniowej,
• brak podpisanej, formalnej zgody szefa na używanie prywatnego auta.

Aby uniknąć takich potknięć i zautomatyzować pracę, przedsiębiorstwa coraz chętniej inwestują w nowoczesny monitoring GPS. Technologia ta samodzielnie zlicza dystans służbowy, całkowicie eliminując czynnik ludzkiego błędu.

Podsumowanie

Stawki kilometrówki na rok 2026 nie przynoszą niespodzianek i zostają na starym poziomie. To nadal bardzo uczciwy system, który skutecznie zabezpiecza interesy finansowe zarówno pracownika, jak i firmy. Wymaga dyscypliny w notowaniu tras, ale na rynku istnieją już systemy telematyczne, które w pełni przejmują ten żmudny obowiązek. Skontaktuj się z ekspertami Solid Security, aby sprawdzić, jak zautomatyzować rozliczanie tras w Twojej firmie.

FAQ

Ile wynosi kilometrówka w 2026?

Stawki w 2026 roku to: 0,89 zł/km dla samochodów do 900 cm³, 1,15 zł/km dla aut powyżej 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykli oraz 0,42 zł/km dla motorowerów. Ostateczna kwota wypłaty zależy od pojazdu.

Czy kilometrówka się zmieniła w 2026?

Nie, stawki pozostają dokładnie takie same jak w poprzednich latach. Rząd nie wprowadził nowych waloryzacji, więc nadal opieramy się na stawkach z rozporządzenia opublikowanego na początku 2023 roku.

Czy kilometrówka jest obowiązkowa?

Nie, stosowanie tego modelu zależy wyłącznie od ustaleń w firmie. Alternatywą dla szczegółowego spisywania każdej trasy jest miesięczny ryczałt, który świetnie sprawdza się przy powtarzalnych i stałych dojazdach.

Jakie dokumenty są potrzebne do kilometrówki?

Podstawę stanowi poprawnie wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu. Dokument ten musi na bieżąco rejestrować dokładne daty wyjazdów służbowych, pokonane trasy, cele wizyt, liczbę kilometrów oraz autoryzację pracodawcy.

Czy kilometrówka dotyczy działalności gospodarczej?

Tak, przedsiębiorcy również mają prawo z niej korzystać. Pozwala to w pełni legalnie włączyć koszty eksploatacji prywatnego samochodu (używanego służbowo) do kosztów uzyskania przychodu z prowadzonej działalności.

Kilometrówka 2026 – najważniejsze informacje w skrócie

• Stawki wynoszą od 0,89 zł do 1,15 zł/km dla samochodów osobowych.
• Brak zmian i aktualizacji prawnych w 2026 roku.
• Stawka zależy ściśle od rodzaju oraz parametrów silnika pojazdu.
• Rozliczenie odbywa się zawsze według schematu: liczba faktycznie pokonanych kilometrów × ustawowa stawka.

20 maja, 2026