Jak opisać wydruk z tachografu? Praktyczne wskazówki

Niepozorny wydruk z tachografu może zadecydować o wyniku kontroli drogowej. To nie tylko dokument o charakterze technicznym – może stanowić Twoje wyjaśnienie jako kierowcy w sytuacjach wyjątkowych. Jak opisać wydruk z tachografu, aby nie narazić się na niepotrzebne problemy? 

Kiedy należy zrobić wydruk z tachografu?

Wydruk z tachografu to obowiązkowy dokument w sytuacjach ściśle regulowanych przez przepisy unijne. Najważniejszym aktem prawnym jest w tym przypadku Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 oraz tzw. pakiet mobilności.

Zgodnie z nimi każdy kierowca ma obowiązek wykonania wydruku m.in. wtedy, gdy z jakiegoś powodu prowadzi pojazd bez aktywnej karty kierowcy (np. zaginęła lub została uszkodzona), a także w razie awarii tachografu uniemożliwiającej jego prawidłowe działanie. 

Wydruk sporządza się również na żądanie służb kontrolnych, np. podczas drogowej inspekcji ITD czy policji, oraz w sytuacji przekroczenia norm czasu pracy i odpoczynku – wtedy konieczne jest jego opisanie. Ponadto dokument ten jest wymagany przy sprzedaży pojazdu, aby udokumentować jego historię eksploatacji. Regularne i prawidłowe wykonywanie wydruków nie tylko pomaga spełnić wymogi prawne, ale również chroni kierowcę i firmę przed ewentualnymi karami administracyjnymi.

W praktyce kierowca powinien wykonać wydruk z tachografu np. gdy:

• dojdzie do zmiany pojazdu – jeśli kierowca w ciągu dnia zmienia pojazd, zalecane (a czasem wymagane) jest wykonanie wydruku z zakończenia i rozpoczęcia jazdy w innym pojeździe,
• kierowca musi ręcznie wprowadzić aktywność – np. uzupełnić czas pracy lub odpoczynku (np. z powodu braku rejestracji na karcie) – wtedy musi wykonać opis wydruku z tachografu,
• kierowca kończy dzień pracy bez możliwości zarejestrowania kompletnych danych – np. w przypadku awarii karty kierowcy,
• na trasie występują utrudnienia drogowe i odstępstwa od norm czasu pracy (art. 12/561/2006 WE) – kiedy kierowca przekracza dopuszczalny czas jazdy np. z powodu korków, braku parkingu itp., powinien wykonać wydruk i go szczegółowo opisać.

Jak prawidłowo opisać wydruk z tachografu? Niezbędne informacje

Poprawny opis wydruku z tachografu to nie tylko formalność, ale istotny element dokumentacji. Może przesądzić o tym, czy kontrola drogowa zakończy się bez zastrzeżeń. W przypadku odstępstw od norm, takich jak przekroczenie czasu jazdy czy awaria urządzenia, kierowca jest zobowiązany do wykonania wydruku i jego ręcznego opisania.

Opis ten musi być precyzyjny i zawierać konkretne informacje, które pozwolą jednoznacznie zidentyfikować zarówno kierowcę, jak i okoliczności, których dotyczy.

W opisie wydruku z tachografu powinny się znaleźć następujące dane:

• imię i nazwisko kierowcy – pozwala powiązać dokument z konkretną osobą,
• numer karty kierowcy lub prawa jazdy – identyfikator wymagany w razie konieczności weryfikacji w rejestrach,
• numer rejestracyjny pojazdu – jest niezbędny szczególnie wtedy, gdy kierowca pracuje na różnych pojazdach w obrębie jednej firmy,
• data i godzina zdarzenia – kluczowe dla ustalenia kontekstu sytuacji (np. przekroczenia czasu pracy czy wystąpienia awarii),
• opis sytuacji – powinno to być zwięzłe, ale konkretne wyjaśnienie powodu wydruku, np. „brak parkingu – przekroczenie jazdy o 20 min”, „jazda bez karty z powodu jej uszkodzenia” itp.,
• podpis kierowcy – potwierdza autentyczność opisu oraz jego zgodność ze stanem faktycznym.

Uwaga! Dobrą praktyką jest również dodanie miejsca zdarzenia (np. miasto, autostrada, numer drogi), a w razie wydruku wykonanego z powodu awarii – wskazanie momentu, w którym urządzenie przestało działać. Wszelkie poprawki należy nanosić czytelnie, najlepiej długopisem, unikając skreśleń czy korektora. Dzięki temu opis nie wzbudzi wątpliwości u kontrolera i będzie stanowić pełnoprawny dokument usprawiedliwiający odstępstwo od norm.

Przekroczenie czasu jazdy a opis wydruku z tachografu

Jeśli zajdą naruszenia dotyczące czasu pracy, opis na odwrocie wydruku z tachografu ma kluczowe znaczenie w kontekście ewentualnej kontroli drogowej. To właśnie ta krótka notatka może przesądzić o tym, czy dane odstępstwo zostanie uznane za uzasadnione, czy też zakończy się mandatem lub karą administracyjną.

Co zatem ująć w opisie, jeśli czas pracy kierowcy zostanie przekroczony? W pierwszej kolejności precyzyjnie wskaż powód odstępstwa od norm czasu pracy – najlepiej zwięźle i konkretnie. Możesz napisać np.:

• „brak dostępnych miejsc parkingowych”,
• „zator drogowy po wypadku”,
• „konieczność dojazdu do bezpiecznego miejsca postoju”.

Uwaga! Staraj się unikać ogólnych stwierdzeń – kontroler musi mieć pełen obraz sytuacji.

Aby zachować zgodność z przepisami, możesz powołać się na artykuł 12 Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, który umożliwia odstępstwo od norm w wyjątkowych okolicznościach, pod warunkiem, że nie zagraża to bezpieczeństwu ruchu drogowego. Najlepiej zapisać to wprost – „odstępstwo zgodnie z art. 12/561/2006 WE”.

W opisie z tachografu po przekroczeniu czasu pracy uwzględnij również dokładną lokalizację i czas zdarzenia – np. „A4, 234 km, godz. 21:40” – oraz dokładny czas przekroczenia dopuszczalnych limitów, np. „przekroczenie dziennego czasu jazdy o 27 minut” lub „opóźnienie rozpoczęcia odpoczynku o 15 minut”. Na końcu nie zapomnij o swoim czytelnym podpisie. 

Warto pamiętać o tych drobiazgach, ponieważ tylko rzetelnie sporządzony, logicznie spójny i kompletny opis może zostać uznany przez służby kontrolne jako podstawa do odstąpienia od ukarania.

Opisując na odwrocie wydruku sytuację naruszenia norm czasu pracy, warto skorzystać z danych wspieranych technologią – np. z integracji z systemem Tachospeed w platformie iCar GPS. Dzięki temu nawet przy przygotowaniu opisu z tachografu na papierze, będziesz mógł skorzystać z wiarygodnych i precyzyjnych danych.

Przekroczenie czasu pracy – przykłady opisów na wydruku z tachografu

W codziennej pracy kierowcy zawodowego mogą zdarzyć się sytuacje, które zmuszają do odstępstwa od norm czasu pracy – mimo najlepszych chęci i sprawnego planowania. Wiesz już, że przepisy dopuszczają takie odstępstwa, ale tylko w wyjątkowych przypadkach i pod warunkiem ich rzetelnego udokumentowania na odwrocie wydruku z tachografu. Opis powinien być konkretny, czytelny i powoływać się na przepis, który je uzasadnia. 

Oto kilka przykładów opisów wydruków, które mogą pomóc CI uargumentować przekroczenie czasu prowadzenia pojazdu.

Przekroczenie czasu jazdy z powodu korka w ruchu drogowym.
„Dnia 27.07.2025 r. na drodze S8, odcinek między Piotrkowem Trybunalskim a Warszawą, utknąłem w korku spowodowanym kolizją. Nie miałem możliwości wcześniejszego zjazdu ani postoju. Przekroczyłem dzienny czas jazdy o 35 minut. Odstępstwo zgodnie z art. 12/561/2006 WE. Podpis: Jan Nowakowski”.

Awaria tachografu
„W dniu 25.07.2025 r. podczas jazdy w kierunku Wrocławia, tachograf przestał rejestrować aktywność z powodu błędu systemowego. Zgłoszono awarię do serwisu. Czas pracy i odpoczynku dokumentuję za pomocą wydruku i opisu zgodnie z art. 12/561/2006 WE. Podpis: Jan Nowakowski”.

Jazda bez karty kierowcy z powodu jej uszkodzenia
„W dniu 23.07.2025 r. rozpocząłem jazdę bez karty kierowcy z powodu jej fizycznego uszkodzenia (pęknięcie). Zgłoszono do wydania duplikatu. Aktywność dokumentuję na podstawie wydruków z tachografu, zgodnie z art. 12/561/2006 WE. Podpis: Jan Nowakowski.

Jak przechowywać wydruk z tachografu cyfrowego?

Wydruki z tachografu, zwłaszcza te zawierające opis odstępstw od norm czasu pracy, są dokumentami o znaczeniu prawnym i muszą być odpowiednio przechowywane. Przepisy nakładają na przewoźników obowiązek archiwizacji tych danych – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Wydruki powinny być przechowywane przez minimum 28 dni, czyli dokładnie tyle, ile okres, który obejmuje bieżąca kontrola drogowa. W przypadku wewnętrznych kontroli firmowych, audytów lub postępowań administracyjnych, okres przechowywania może się wydłużyć nawet do 12 miesięcy – zwłaszcza jeśli dokumentacja dotyczy ewentualnych naruszeń lub jest częścią pogłębionej ewidencji czasu pracy kierowcy.

Wydruki muszą być również dostępne na żądanie służb kontrolnych, takich jak ITD, policja czy inspekcja pracy. Jeśli firma nie przedłoży wydruku, narazi się na kary finansowe – nawet jeśli realnie nie doszło do naruszenia. To samo dotyczy sytuacji, w której kierowca zażąda wglądu w swoje dane – zgodnie z zasadą przejrzystości dokumentacji, ma do tego pełne prawo.

Dokumentacją z tachografu można sprawnie zarządzać dzięki systemowi archiwizacji – zarówno papierowej (np. segregatory wg daty i kierowcy), jak i cyfrowej. Tu z pomocą przychodzi wspomniana już platforma Tachospeed, która pozwala na automatyczne gromadzenie, katalogowanie i udostępnianie danych z tachografów w jednym miejscu. Dzięki temu firma zyskuje pełną kontrolę nad terminami przechowywania, ogranicza ryzyko błędów i łatwiej odpowiada na ewentualne kontrole.

Jak opisywać wydruki z tachografu, aby uniknąć pomyłek?

Opis wydruku z tachografu to nie formularz do „odhaczenia”, lecz ważny dokument, który może zadecydować o przebiegu kontroli drogowej. Niestety w praktyce wielu kierowców i przedsiębiorców transportowych popełnia powtarzalne błędy, które mogą skutkować mandatem, a nawet wszczęciem postępowania administracyjnego. Na szczęście większości z nich da się łatwo uniknąć – wystarczy znać najczęstsze pułapki i błędy.

Pierwszym z nich są zbyt lakoniczne opisy – wpisanie na odwrocie wydruku jednego słowa, np. „korek”, nie jest dla kontrolera żadnym wyjaśnieniem. Oczekuje informacji o tym, gdzie, kiedy, dlaczego i jak długo trwało odstępstwo. Opis powinien budować kontekst i nie pozostawiać miejsca na domysły.

Kolejna powszechna pomyłka to brak powołania się na podstawę prawną, czyli art. 12 Rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Nawet jeśli sytuacja była uzasadniona, bez tej wzmianki opis może zostać uznany za niewiarygodny. Problemy może mieć także kierowca, który zapomni o swoim podpisie na wydruku. Dokument bez podpisu może zostać zakwestionowany lub uznany za niekompletny.

Jeśli robimy wydruk z tachografu, pamiętajmy o tym, że liczy się także czas. Opóźnione wykonanie wydruku, np. kilka godzin po zdarzeniu, negatywnie wpłynie na wiarygodność opisu.

Jakie są kary za naruszenie przepisów związanych z tachografem?

W Polsce Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) może nałożyć zarówno mandat dla kierowcy, jak i karę finansową dla przewoźnika, w zależności od rodzaju i wagi naruszenia. Kary za manipulowanie przy tachografie lub jego bagatelizowanie mogą być bardzo wysokie. Przykłady:

• Brak wykorzystywania tachografu lub przewożenie pojazdem bez cyfrowego tachografu skutkuje karą w wysokości ok. 3 000 zł.
• Nieprawidłowa obsługa tachografu – np. błędne wpisy, pomyłki manualne – może skutkować mandatem do 10 000 zł dla przedsiębiorcy lub kierowcy, w zależności od okoliczności.
• Brak legalizacji (kalibracji) tachografu to mandat do 2 000 zł dla kierowcy i kara administracyjna do 5 000 zł dla przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach grozi także zawieszenie licencji transportowej
• Brak wymiany tachografu na inteligentny tachograf II generacji (Smart Tacho 2) do ustawowego terminu (np. 1 stycznia 2025 r.) oznacza karę 10 000 zł dla firmy oraz 2 000 zł dla osoby zarządzającej transportem.

Zadbaj o terminową legalizację, prawidłową obsługę urządzeń i rzetelną dokumentację – to najlepsze zabezpieczenie przed konsekwencjami wynikającymi z kontroli ITD. Tachografu w planie pracy kierowcy nie należy ignorować – poprawne monitorowanie czasu pracy wpływa ogólny stan bezpieczeństwa na drogach.

30 lipca, 2025