Samochód służbowy do celów prywatnych – jak rozliczyć?

Korzystasz z auta służbowego po godzinach? Weekendowy wypad, zakupy czy odbiór dzieci ze szkoły mogą wydawać się drobiazgiem, ale dla urzędu skarbowego to prywatne użytkowanie pojazdu. Oznacza to konieczność rozliczenia według ryczałtu lub ewidencji przebiegu. Sprawdź, jak to działa w praktyce i jak uniknąć błędów przy rozliczaniu prywatnych przejazdów.

Samochód służbowy a jazdy prywatne – co mówi prawo?

Zgodnie z art. 12 ust. 2a i 2b Ustawy o PIT, prywatne korzystanie z samochodu służbowego przez pracownika jest traktowane jako nieodpłatne świadczenie, którego wartość stanowi przychód ze stosunku pracy.

Od 2022 r. obowiązuje uproszczony sposób rozliczeń:

• 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy do 60 kW, dla pojazdów elektrycznych oraz napędzanych wodorem,
• 400 zł dla innych pojazdów.

Kwoty te obejmują wyłącznie sam pojazd – paliwo udostępnione do celów prywatnych jest dodatkowym świadczeniem, które również podlega opodatkowaniu. W przypadku rozliczeń ewidencją przebiegu, konieczne jest precyzyjne oddzielenie kilometrów służbowych od prywatnych. Wówczas jazda prywatna może zostać rozliczona znacznie łatwiej przy pomocy monitoringu GPS.

Warto pamiętać, że jeśli pracodawca zgadza się, aby pracownik mógł wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych, to nie standard ale raczej benefit. Po tej drugiej stronie generuje to bowiem spore oszczędności. Za pojazd służbowy pod względem przeglądów technicznych, zakupu paliwa czy zakupu materiałów i części eksploatacyjnych odpowiada bowiem przedsiębiorca.

Jak rozliczyć użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych?

Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych nie musi być skomplikowane w rozliczeniu. Wymaga jednak znajomości zasad określonych w przepisach podatkowych. Pracodawca i pracownik mogą wybrać jedną z dwóch metod:

•  uproszczony ryczałt,
• dokładną ewidencję przebiegu pojazdu.

Każde rozwiązanie ma swoje plusy, a wybór powinien zależeć od częstotliwości i sposobu użytkowania auta.

Ryczałt za użytkowanie samochodu firmowego

Przekazywanie pojazdu służbowego do użytku prywatnego jest uznawane za nieodpłatne świadczenie, które stanowi przychód pracownika opodatkowany podatkiem dochodowym oraz oskładkowany ZUS‑em.

Wspomnieliśmy już jak ustala się ryczałtowo wartość tego przychodu. W sytuacji, gdy pracownik ponosi częściową odpłatność, przychód stanowi różnica między stawką a tą opłatą.

Ważne! Kwota ryczałtuobejmuje koszty takie jak paliwo (zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów i NSA), ubezpieczenia, serwis czy przegląd.

Jeżeli auto służbowe używane jest prywatnie tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie: stawkę ryczałtu dzieli się przez 30 dni.

Ewidencja – inaczej kilometrówka

Chociaż w praktyce dla użytkowania prywatnego pojazdu służbowego stosuje się głównie ryczałt, możliwa jest też alternatywna metoda bazująca na dokładnej ewidencji przebiegu, czyli precyzyjnej rejestracji kilometrów przejechanych w celach prywatnych i służbowych.

To podejście wymaga prowadzenia dziennika lub ewidencji, co daje większą kontrolę, ale też wymaga znacznie więcej zaangażowania od pracodawcy i pracownika.

Ewidencjonowanie pozwala bowiem oddzielić rzeczywiste wykorzystanie pojazdu, zwłaszcza gdy użytkowanie prywatne jest sporadyczne lub rozłożone nieregularnie.

Na które rozwiązanie się zdecydować?

• Ryczałt – jest idealny dla firm i pracowników, którzy korzystają z auta firmowego regularnie i w zamkniętej stawce, bez potrzeby szczegółowej dokumentacji kilometrów.
• Ewidencja  – jest bardziej korzystna, gdy zależy Ci na uczciwym i precyzyjnym podziale kosztów, np. przy nieregularnym użytkowaniu prywatnym.

Dlaczego ewidencja przebiegu jest korzystna?

Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala szczegółowo oddzielić trasy służbowe od prywatnych, co przekłada się na większą precyzję rozliczeń podatkowych i uniknięcie zawyżonego przychodu pracownika.

Jest szczególnie korzystna, gdy auto firmowe wykorzystywane jest sporadycznie do celów prywatnych – w takiej sytuacji rozliczanie według ryczałtu mogłoby generować niepotrzebnie wysoki koszt podatkowy. Dzięki ewidencji można wykazać rzeczywisty zakres użytkowania pojazdu i proporcjonalnie obniżyć wartość świadczenia.

Dodatkowym atutem kilometrówki jest możliwość kontroli wydatków na paliwo i eksploatację, a także zabezpieczenie dowodowe w razie kontroli skarbowej lub sporów z pracownikiem. W połączeniu z systemem GPS ewidencja staje się niemal bezobsługowa – dane o trasach zapisywane są automatycznie, co eliminuje ryzyko błędów i oszczędza czas zarówno księgowości, jak i użytkownikowi auta.

Rozliczanie jazd prywatnych i służbowych a system GPS

Systemy GPS pozwalają skutecznie i automatycznie rozróżnić trasy służbowe od prywatnych. W praktyce oznacza koniec ręcznego i żmudnego wypełniania kilometrówki. Dzięki funkcji definiowania przejazdów GPS automatycznie oznacza rodzaj trasy w raportach, co znacząco przyspiesza i uszczelnia proces rozliczeń podatkowych.

W specjalnym systemie można:

• obserwować rzeczywiste położenie pojazdów,
• kontrolować zużycie paliwa,
• monitorować prędkość,
• weryfikować tankowania,
• analizować styl jazdy kierowców (np. ECO-driving).

Wszystkie te funkcje przekładają się nie tylko na bezpieczeństwo, ale i oszczędność – zarówno na poziomie kosztów operacyjnych, jak i całościowej eksploatacji floty.

Co ważne, dane generowane z systemów GPS, jeśli spełniają wymogi zawarte w przepisach, mogą zastąpić tradycyjną ewidencję kilometrów (tzw. kilometrówkę), również z perspektywy organów podatkowych.

Przykład: Firma generuje ewidencję przebiegu pojazdu bezpośrednio z aplikacji GPS, w której uwzględnia wszystkie ustawowo wymagane dane (trasę, kierowcę, daty, liczbę kilometrów). Dzięki temu system w pełni zastępuje papierowy, odręczny wpis.

W porównaniu do ręcznych rozliczeń, system GPS:

• eliminuje błędy i oszczędza czas, automatyzując zbieranie danych i eliminując subiektywne deklaracje,
• podnosi bezpieczeństwo i compliance – automatyczne alerty (np. przekroczenie strefy, prędkości, holowanie) oraz szczegółowe raporty ułatwiają monitorowanie realnego użytkowania floty,
• zwiększa przejrzystość i usprawnia kontrolę, ponieważ manager floty widzi wszystko na interaktywnej mapie, w aplikacji z dowolnego miejsca.

Rozliczanie użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych to obowiązek, który wynika wprost z przepisów podatkowych. Niezależnie od tego, czy wybierzemy prosty ryczałt za używanie auta, czy szczegółową ewidencję przebiegu – liczy się rzetelne oddzielenie tras służbowych od prywatnych.

Ryczałt zapewnia wygodę i stałą stawkę, ale może być mniej opłacalny przy sporadycznym korzystaniu z auta po godzinach. Ewidencja daje z kolei precyzję rozliczeń i realne obniżenie przychodu do opodatkowania, choć wymaga skrupulatności.

W tym miejscu technologia GPS staje się nieocenionym wsparciem – automatyzuje proces, eliminuje błędy i dostarcza wiarygodnych danych akceptowanych przez organy podatkowe. Dzięki niej rozliczenia są szybkie, przejrzyste i zgodne z prawem, a przedsiębiorstwa zyskują dodatkową kontrolę nad kosztami i bezpieczeństwem floty. Ostateczny wybór metody rozliczeń jazd prywatnych powinien uwzględniać częstotliwość jazd prywatnych, politykę firmy i dostępne narzędzia.

13 sierpnia, 2025